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在excel中,函數(shù)和公式無疑是最吸引人的函數(shù)之一。利用函數(shù)和公式可以幫助用戶完成各種所需的數(shù)據(jù)運算、匯總、提取等。函數(shù)和公式與數(shù)據(jù)校驗功能相結合,可以限制數(shù)據(jù)的輸入內(nèi)容或類型,還可以做一個動態(tài)更新的下拉菜單。與條件格式功能結合的函數(shù)和公式可以根據(jù)單元格的內(nèi)容顯示用戶自定義的格式。在高級圖表、數(shù)據(jù)透視表等應用中,函數(shù)和公式也是必不可少的。
雖然學習函數(shù)和公式?jīng)]有捷徑,但也是要講方法的。邊肖用無數(shù)的感嘆號總結器的下拉按鈕。如圖12所示,擴展菜單包括公式錯誤類型、關于此錯誤的幫助以及顯示計算步驟等信息。
圖12
示例11使用錯誤檢查工具
如圖13所示,使用c10單元格中的average函數(shù)計算c2:c9單元格的平均值,但結果顯示為誤差值 #div/0! 。
圖13公式返回一個錯誤值
您可以使用以下三種方法進行故障排除。
第一種方法是單擊公式選項卡下的錯誤檢查,打開錯誤檢查對話框。提示單元格c2有錯誤,錯誤原因是 以文本形式存儲的數(shù)字,并提供諸如 此錯誤的幫助, 顯示計算步驟, 忽略錯誤和 在編輯欄中編輯 以便于用戶選擇要執(zhí)行的操作。
點擊【轉換為數(shù)字】按鈕,將每個單元格中的文字數(shù)字依次轉換為數(shù)值,或者點擊【上一個】或【下一個】按鈕,檢查其他單元格中的公式錯誤,如圖14所示。
圖14執(zhí)行錯誤檢查
第二種方法是選擇公式所在的單元格,點擊公式頁簽中的錯誤檢查,c2單元格會出現(xiàn)一個藍色的跟蹤箭頭,表示錯誤可能來自c2單元格,因此可以判斷c2單元格的格式可能有錯誤,如圖15所示。
圖15追蹤錯誤來源
如果不再需要顯示跟蹤箭頭,可以單擊公式→刪除箭頭取消顯示。
第三種方法是選中c2:c9單元格區(qū)域,點擊所選區(qū)域左上角的錯誤指示器下拉按鈕,在擴展菜單中點擊轉換為數(shù)字,即可正確計算出c10單元格的平均值,如圖16所示。
圖16使用器轉換文本數(shù)字
處理意外的循環(huán)引用
當公式計算返回的結果需要依賴公式本身所在單元格的值時,無論是直接引用還是間接引用,都是如此這就是所謂的循環(huán)引用。例如,如果單元格a1中的公式為=a1 ^ 1,或者單元格b1中的公式為= a1,而單元格a1中的公式為=b1,則會生成循環(huán)引用。
在單元格中輸入含有循環(huán)引用的公式時,excel會彈出循環(huán)引用警告對話框,如圖17所示。
圖17循環(huán)引用警告
默認情況下,exc:)
因為公式引用:e13數(shù)據(jù)區(qū)域,公式可以正常計算。
了解公式使用中的常見問題,有助于判斷和處理公式的各種故障,然后在入門的過程中會更加得心應手。
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